1、受控文件的整理、发放一般都由人力资源部来负责管控。
如果是其他部门要发放的文件，需要各部门提供原稿，如果是公司的制度，需要人力资源部起稿。调整内容之后，按照发放的文件格式排版。
2、文件完成后，需要与涉及的相关部门沟通，确定文件可行性，再交文件的发出部门审核，最后交给总经理审批。
3、审批完成后，在文件的首页写上发放的日期看对方是否接收文件，并在文件的每页纸的背面盖上“受控文件”章，复印发放到各个相关部门，原稿存放在人力资源部存档。

4、发放文件到各个部门时，要求各部门接收人在《文件盒资料发放清单》上签收，并在对方的文件接收盒中的《记录清单》中记录好每次发放的文件。
5、可以不定期地检查部门文件的保存情况，并在《文件检查表》中记录检查情况。如果是确实的文件，首次是补发，然后是口头提醒，如果再次确实，部门出《改正通知单》。
6、如果是对已经发放的文件进行修改的，将修改的文件按以上流程审批操作，并重新发放，同时将旧文件回收看对方是否接收文件，保持一段时间后，可定期销毁。